Introduction
Dans le contexte actuel de mondialisation et de compétitivité accrue, la fonction Achats est devenue stratégique pour les entreprises. Bien plus qu’une simple activité de contrôle des coûts, elle contribue à la compétitivité et à la création de valeur. Voici un aperçu des meilleures pratiques pour optimiser les achats et la gestion des approvisionnements, basées sur les conseils extraits du manuel « Politique d’achat et gestion des approvisionnements » de Olivier Bruel.
1. Analyser et Décomposer les Coûts
Pour optimiser les achats, il est essentiel de comprendre les composantes des coûts des produits ou services achetés. Cela implique de décomposer le prix pour vérifier si le fournisseur a bien compris le cahier des charges. Une telle analyse permet d’identifier les éléments sur lesquels on peut agir pour réduire les coûts, facilitant ainsi les négociations avec les fournisseurs.
2. Contractualiser et Maîtriser les Risques
Établir des contrats solides est crucial pour clarifier les engagements des deux parties. Les contrats doivent inclure des clauses spécifiques pour gérer les dysfonctionnements et optimiser les aspects logistiques. Une gestion proactive des risques passe par une contractualisation minutieuse, couvrant tous les aspects opérationnels et stratégiques des achats.
3. Évaluer la Satisfaction des Clients Internes
La fonction Achats doit toujours garder à l’esprit que ses actions visent à satisfaire les clients internes. Évaluer régulièrement la satisfaction de ces clients permet d’améliorer la communication et de garantir que les besoins sont bien compris et satisfaits. Cela peut inclure des enquêtes de satisfaction et des réunions régulières pour recueillir des retours d’information.
4. Évaluer la Satisfaction des Fournisseurs
Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs est essentiel pour assurer un approvisionnement continu et de qualité. L’évaluation de la satisfaction des fournisseurs permet de vérifier que l’entreprise respecte ses engagements contractuels et éthiques. Une relation de confiance mutuelle favorise des partenariats plus solides et plus productifs.
5. Déterminer des Stratégies d’Achat Différenciées
Il n’existe pas de stratégie unique applicable à tous les types d’achats. Chaque famille d’achat nécessite une approche spécifique, ajustée en fonction des évolutions des besoins et des marchés fournisseurs. Les entreprises doivent adopter des stratégies d’achat différenciées pour optimiser les performances et minimiser les risques.
6. Gestion des Demandes d’Achat (DA)
Pour garantir la pertinence des achats, il est crucial de critiquer et de valider les demandes d’achat. Cette démarche permet d’optimiser les processus internes, comme la standardisation et le regroupement des besoins. Une gestion rigoureuse des DA contribue à une meilleure maîtrise des coûts et à une amélioration de l’efficacité opérationnelle.
7. Évaluation et Sélection des Fournisseurs
L’évaluation et la sélection des fournisseurs doivent suivre un processus rigoureux, en plusieurs étapes, pour garantir la qualité et la compétitivité des offres reçues. Il est important de définir des critères clairs et de s’appuyer sur des méthodes d’évaluation multicritères pour choisir les meilleurs partenaires commerciaux.
8. Négociation et Contractualisation
Préparer les négociations avec soin est une condition sine qua non pour réussir. Cela implique d’élaborer une stratégie d’achat claire et d’anticiper les risques potentiels. Selon les situations, on peut opter pour des enchères électroniques ou des négociations traditionnelles. Quelle que soit la méthode choisie, il est crucial de s’assurer que tous les points importants sont couverts dans les contrats.
9. Formalisation des Accords
Une bonne formalisation des accords permet de prévenir les litiges futurs et de clarifier les responsabilités des deux parties. Tous les aspects essentiels des achats doivent être inclus dans les contrats, notamment les délais de livraison, les conditions de paiement, et les obligations en matière de qualité et de service.
Conclusion
L’optimisation des achats et de la gestion des approvisionnements est un levier stratégique pour les entreprises souhaitant renforcer leur compétitivité. En suivant ces conseils, les entreprises peuvent améliorer leurs performances, réduire leurs coûts et établir des relations solides avec leurs fournisseurs. La fonction Achats, bien gérée, devient ainsi un atout majeur pour la création de valeur et le succès durable de l’entreprise.
